A tökéletes, az Ön igényeire szabott iroda megtalálása időigényes és összetett feladat. A „kiadó iroda” hirdetések jellemzően a bérbeadó közvetítőjéhez vezetnek, akinek a feladata a tulajdonos érdekeinek képviselete — ezért érdemes körültekintően megvizsgálni a piacot, és előre meghatározni a pontos igényeket. Ez a 9 lépés ebben segít.
Először határozza meg pontosan az elvárásait! A szempontokon a keresés során még finomíthat, de fontos, hogy már az elején kijelölje az irányt. Egy jól összeállított „kívánságlista” gyors döntéshozatalt tesz lehetővé, és segít kiszűrni a biztosan nem megfelelő ajánlatokat.
Segítő kérdések: Hol legyen az iroda? Nyitott vagy osztott munkaterület illik a vállalathoz? Hányan dolgoznak egyszerre, várható-e bővülés? Hány és mekkora tárgyaló kell? Mekkora a költségvetés? Mikor esedékes a költözés, és milyen időtávra tervez?
Irodaházakban jellemzően 3–5 éves bérleti szerződés az elvárt. Hosszú elköteleződésnek tűnhet, de általában ez a legkedvezőbb konstrukció. A főbb bérleti típusok:
Egy új iroda keresése átlagosan 2–6 hónapig tart, és a megállapodás megkötése önmagában hetekbe-hónapokba telhet. Ha a kiválasztott helyiség felújításra szorul, a beköltözés további hónapokkal tolódhat. Az átfutás leginkább három tényezőtől függ: a kiválasztott környék iránti kereslettől, a szükséges helyigénytől és az épületen belül elérhető területektől.
Az irodakeresés összetett feladat — kezelje külön projektként. Jelöljön ki egy bizalmi személyt, aki kézben tartja a folyamatot, jól ismeri a preferenciákat, ügyel a határidőkre, részt vesz a bejárásokon, kommunikál a tanácsadókkal és kezeli a munkatársak visszajelzéseit.
Minél többet tud a tanácsadó az igényekről és a keresés aktuális szakaszáról, annál pontosabban tudja meghatározni az optimális következő lépést. Az együttműködés előnyei:
Ön tudja, milyen térre van szüksége a vállalkozásnak — de érdemes bevonni a munkatársakat is. Ez segít meghatározni a közös prioritásokat, bizalmat és elköteleződést épít az új hely iránt, és a „több szem többet lát” elv alapján olyan szempontok is felszínre kerülnek, amelyekkel a tervezéskor nem számolt. Minden elvárásnak lehetetlen megfelelni, de minél jobban bevonja a kollégákat, annál erősebb lesz a közös tér – közös munka – közös célok légköre.
Ha megtalálta a tökéletes irodát, mielőbb kérjen ajánlatot! Ez még nem jár elköteleződéssel — a gazdasági feltételeket nem köteles elfogadni, így kockázatmentesen kezdheti a tárgyalást. Minél több ajánlatot kér, annál valószínűbb, hogy az egyik ellenajánlat már a tökéletes lesz. A kereskedelmi ingatlanoknál az üzlet az utolsó pillanatban is meghiúsulhat — mindig legyen „B” terve.
Aláírt megállapodás után jönnek az átalakítások. Az iroda a benne dolgozók „második otthona”, ezért fontos a barátságos, a vállalat arculatához illő környezet. A tárgyalások során kiemelt kérdés, hogy a felújítás munkálatai és költségei melyik felet milyen arányban terhelik, és mennyi idő a kivitelezés. Két jellemző konstrukció:
A kereskedelmi bérleti tárgyalások elhúzódhatnak: minden megállapodás egyedi, a szerződés részleteit mindkét fél ügyvédei alaposan átnézik, és ez akár több hétig is eltarthat. A végén győződjön meg róla, hogy minden az igényeinek megfelelően került a szerződésbe, és ne maradjon benne tisztázatlan pont.
Az irodabérlés hosszú távú elköteleződés és jelentős költség — a kiválasztás és a tárgyalás körültekintést igényel. Ha nincs rá tapasztalata vagy kapacitása, bérlőképviseleti csapatunk végigviszi Önt a folyamaton: a díjunkat a bérbeadó fizeti, Önt nem terheli költség.
Számolja ki irodaigényét, és kérjen ajánlatot →