Navigálás az irodabérletben: 9 alapvető tipp a zökkenőmentes és tájékozott folyamathoz

Határozza meg igényeit

Először határozza meg pontosan az elvárásait! A szempontokon a keresés során még finomíthat, de fontos, hogy már az elején kijelölje az irányt. Egy jól összeállított „kívánságlista” gyors döntéshozatalt tesz lehetővé, és segít kiszűrni a biztosan nem megfelelő ajánlatokat.

Segítő kérdések: Hol legyen az iroda? Nyitott vagy osztott munkaterület illik a vállalathoz? Hányan dolgoznak egyszerre, várható-e bővülés? Hány és mekkora tárgyaló kell? Mekkora a költségvetés? Mikor esedékes a költözés, és milyen időtávra tervez?

Válassza ki a kívánt futamidőt

Irodaházakban jellemzően 3–5 éves bérleti szerződés az elvárt. Hosszú elköteleződésnek tűnhet, de általában ez a legkedvezőbb konstrukció. A főbb bérleti típusok:

Kezdje el időben

Egy új iroda keresése átlagosan 2–6 hónapig tart, és a megállapodás megkötése önmagában hetekbe-hónapokba telhet. Ha a kiválasztott helyiség felújításra szorul, a beköltözés további hónapokkal tolódhat. Az átfutás leginkább három tényezőtől függ: a kiválasztott környék iránti kereslettől, a szükséges helyigénytől és az épületen belül elérhető területektől.

Jelöljön ki egy vezetőt a feladatra

Az irodakeresés összetett feladat — kezelje külön projektként. Jelöljön ki egy bizalmi személyt, aki kézben tartja a folyamatot, jól ismeri a preferenciákat, ügyel a határidőkre, részt vesz a bejárásokon, kommunikál a tanácsadókkal és kezeli a munkatársak visszajelzéseit.

Bízzon meg egy tanácsadót (minket)

Minél többet tud a tanácsadó az igényekről és a keresés aktuális szakaszáról, annál pontosabban tudja meghatározni az optimális következő lépést. Az együttműködés előnyei:

• Ismerik a piacot és az ajánlatok ár/érték arányát.
• Több forrásból dolgoznak, több információhoz férnek hozzá.
• Elvégeznek Ön helyett minden munkát a bérléssel és adminisztrációval kapcsolatban.
• Ők tárgyalnak a feltételekről és képviselik a vállalat érdekeit.
• A jutalék a sikeres bérbeadás után az ingatlan tulajdonosától származik — Önnek nincs plusz költsége.

Kérjen visszajelzést a munkatársaktól

Ön tudja, milyen térre van szüksége a vállalkozásnak — de érdemes bevonni a munkatársakat is. Ez segít meghatározni a közös prioritásokat, bizalmat és elköteleződést épít az új hely iránt, és a „több szem többet lát” elv alapján olyan szempontok is felszínre kerülnek, amelyekkel a tervezéskor nem számolt. Minden elvárásnak lehetetlen megfelelni, de minél jobban bevonja a kollégákat, annál erősebb lesz a közös tér – közös munka – közös célok légköre.

Kérjen ajánlatot

Ha megtalálta a tökéletes irodát, mielőbb kérjen ajánlatot! Ez még nem jár elköteleződéssel — a gazdasági feltételeket nem köteles elfogadni, így kockázatmentesen kezdheti a tárgyalást. Minél több ajánlatot kér, annál valószínűbb, hogy az egyik ellenajánlat már a tökéletes lesz. A kereskedelmi ingatlanoknál az üzlet az utolsó pillanatban is meghiúsulhat — mindig legyen „B” terve.

Vonjon be egy belsőépítészt

Aláírt megállapodás után jönnek az átalakítások. Az iroda a benne dolgozók „második otthona”, ezért fontos a barátságos, a vállalat arculatához illő környezet. A tárgyalások során kiemelt kérdés, hogy a felújítás munkálatai és költségei melyik felet milyen arányban terhelik, és mennyi idő a kivitelezés. Két jellemző konstrukció:

Legyen türelmes

A kereskedelmi bérleti tárgyalások elhúzódhatnak: minden megállapodás egyedi, a szerződés részleteit mindkét fél ügyvédei alaposan átnézik, és ez akár több hétig is eltarthat. A végén győződjön meg róla, hogy minden az igényeinek megfelelően került a szerződésbe, és ne maradjon benne tisztázatlan pont.

Define your requirements

Start by defining exactly what you expect. You can refine the criteria as the search goes on, but it matters to set the direction from the start. A well-built “wish list” makes quick decisions possible and helps you filter out offers that clearly won’t fit.

Questions that help: Where should the office be? Does an open or a divided workspace suit the company? How many people work at the same time, and do you expect to grow? How many meeting rooms do you need, and how big? What is the budget? When is the move due, and over what time frame are you planning?

Choose the lease term

Office buildings typically expect a 3–5-year lease. It may feel like a long commitment, but it is usually the most favourable structure. The main lease types:

Start early

Finding a new office takes 2–6 months on average, and closing the deal alone can take weeks or months. If the chosen space needs refurbishment, the move can slip by further months. The timeline depends mostly on three factors: demand in the chosen area, the amount of space you need, and what is available within the building.

Appoint someone to lead it

An office search is complex — run it as a project in its own right. Appoint a trusted person who keeps the process in hand, knows the preferences well, watches the deadlines, attends the viewings, communicates with the advisors and handles feedback from colleagues.

Hire an advisor (us)

The more an advisor knows about your needs and the current stage of the search, the more precisely they can define the best next step. The benefits of working together:

• They know the market and the value for money of each offer.
• They work from more sources and have access to more information.
• They do all the leasing and admin work for you.
• They negotiate the terms and represent your company’s interests.
• The commission is paid by the property owner after a successful lease — there is no extra cost to you.

Ask your colleagues for feedback

You know what kind of space the business needs — but it is worth involving your colleagues too. It helps set shared priorities, builds trust in and commitment to the new place, and — since more eyes see more — brings up points you hadn’t considered in planning. You can’t meet every expectation, but the more you involve your colleagues, the stronger the sense of shared space, shared work and shared goals.

Request proposals

Once you have found the perfect office, request a proposal as soon as you can. This doesn’t commit you — you are not obliged to accept the commercial terms, so you can start negotiating without risk. The more proposals you request, the more likely it is that one of the counter-offers will be just right. In commercial property a deal can fall through at the last minute — always have a plan B.

Bring in an interior designer

Once the agreement is signed, the fit-out begins. The office is a “second home” for the people who work there, so a friendly environment that fits your brand matters. A key question in the negotiation is how the fit-out work and costs are split between the parties, and how long the works take. Two typical structures:

Be patient

Commercial lease negotiations can drag on: every deal is unique, both sides’ lawyers review the contract in detail, and this can take several weeks. At the end, make sure everything is in the contract as you need it, with no open points left.